Le specifiche

Come è noto, la DGSIA ha emanato il tanto atteso decreto con le specifiche tecniche che stabiliscono le modalità di attestazione dei documenti informatici su file separato.

Il decreto, pubblicato sulla G.U. n. 4 del 7/1/2016 e in vigore dal 9 gennaio 2016, modifica le precedenti specifiche previste dall'articolo 34, comma 1 del decreto 44/2011 che sono state rivisitate nell'ottica della semplificazione.

La novità sostanziale del provvedimento è quella di limitare l'utilizzo della tanto odiata impronta hash per la quasi totalità dei documenti da certificare.

Si introducono al suo posto altri elementi identificativi per individuare i file nell'attestazione e cioè il nome del file ed una descrizione sintetica del contenuto, mentre l'impronta hash resterà obbligatoria per quei casi residuali in cui la struttura atta a contenere l'attestazione e i file certificati non garantisca l'immodificabilità dei contenuti, come invece avviene nella busta telematica del PCT o nella PEC.

Vengono fornite inoltre indicazioni precise sulle modalità di attestazione in base agli usi che si intende fare delle certificazioni stesse.

Nulla cambia invece per le attestazioni da apporre sullo stesso documento e per quelle cartacee, come le notifiche tramite UNEP o per l'attestazione della prova della notifica (telematica), ad esempio nell'iscrizione a ruolo cartacea.

Per maggiori dettagli rimandiamo al testo del decreto o alla pagina dell'applicazione.

L'applicazione online per la compilazione guidata

In ottemperanza alle nuove specifiche abbiamo pensato di fornire un piccolo ausilio nella compilazione delle attestazioni.

Spesso si è costretti a predisporre decine di modelli diversi, ciascuno in base alla normativa di riferimento da utilizzare, che dipende sia dal contesto che dalla natura dei documenti certificati, e vi è sempre la possibilità di sbagliare o di dimenticare qualcosa.

L'applicazione semplifica le attività, limitando le operazioni manuali e ripetitive e nel contempo riduce la possibilità di errori creando automaticamente il testo con la giusta normativa di riferimento pronto per la firma digitale, per la stampa o per essere inserito in calce ai documenti PDF.

E' possibile creare anche certificazioni cumulative, semplicemente inserendo più file nella stessa attestazione.

Per gli utenti registrati è prevista l'integrazione con la propria carta intestata personalizzata e i dati professionali.

Ed in più, una volta prodotto il documento di attestazione, viene fornito un piccolo promemoria che illustra gli step successivi da compiere in base al contesto di riferimento.

Come si usa

L'utilizzo dell'applicazione è molto semplice.

Basta selezionare da un menu l'ambito di utilizzo e aprire sul proprio computer i file da dichiarare conformi (un solo file per la certificazione singola o più file contemporaneamente per le certificazioni cumulative), indicando per ciascuno una breve descrizione e da quale documento è stato originato.

Il nome del file, l'eventuale impronta hash e la marca temporale, sono acquisiti automaticamente dal file e riportati esattamente nel corpo dell'attestazione.

I file sono inseriti in ordine alfabetico ma è sempre possibile spostarli, rimuoverli o aggiungerne di nuovi in qualsiasi momento, senza dover rifare la selezione e senza perdere i dati già inseriti.

L'ambito di utilizzo, che ricalca sostanzialmente la casistica prevista dal DM, con l'aggiunta delle certificazioni cartacee UNEP e delle attestazioni da apporre nello stesso documento, può essere scelto tra:

Deposito telematico (PCT)

da utilizzare ad esempio per il deposito telematico dell'atto di pignoramento, del precetto, del titolo esecutivo o dell'atto di citazione notificato tramite ufficiale giudiziario.

Notifica telematica ex. art. 3-bis L.53/1994

da utilizzare per la notifica telematica di un titolo esecutivo o di atti estratti dal fascicolo informatico, come ed esempio un decreto ingiuntivo non provvisoriamente esecutivo.

Nota: in questo caso non viene prodotta la relata di notifica ma solo la parte relativa agli allegati.

Notifica cartacea a mezzo UNEP

da utilizzare per la notifica tramite ufficiale giudiziario di un documento informatico estratto dal fascicolo informatico e riprodotto in formato cartaceo (ad esempio un decreto ingiuntivo).

Invio tramite PEC

da utilizzare per l'invio di atti e documenti via PEC che non sia a scopo di notifica e che richieda la certificazione di conformità.

Conformità di documento informatico per altri usi

da utilizzare per tutti gli altri casi che non rientrano nei precedenti, come ad esempio l'invio di documentazione conforme tramite posta elettronica ordinaria o la consegna di atti e documenti al cliente.

Le “origini” delle copie informatiche che dobbiamo dichiarare conformi sono sostanzialmente tre:

Documento cartaceo (originale)

la copia informatica viene prodotta con strumenti in grado di convertire un documento analogico in un file visualizzabile sul computer, come ad esempio lo scanner o la stampante fotocopiatrice dotata di scanner.

Documento cartaceo (copia conforme)

analogo al precedente, ma con la differenza che il documento non è l'originale ma una copia cartacea dichiarata a sua volta "conforme all'originale" (ad esempio una copia autentica con la formula esecutiva).

Fascicolo telematico (copia informatica)

da utilizzare se il documento da dichiarare conforme è una copia informatica estratta dal fascicolo telematico del PCT. 

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