In tale documento, il CNF fornisce agli Organismi Forensi indicazioni di massima per lo svolgimento dei procedimenti di mediazione, sia nuovi che quelli sospesi; ecco alcuni suggerimenti:

a) modalità di lavoro del personale dipendente anche in modalità smart working, consentendo la gestione delle pratiche da remoto così come l'aggiornamento per via telematica degli avvocati e dei mediatori sullo stato delle procedure in corso;

b) fissazione di un nuovo incontro per i procedimenti per i quali gli incontri precedentemente fissati siano stati rinviati a data da destinarsi dando precedenza, nella calendarizzazione, alle mediazioni demandate dal giudice per le quali è opportuno anticipare l'attività in funzione della data d'udienza, al fine di completare, se possibile, la mediazione in tempo utile;

c) adozione in via preferenziale delle modalità di svolgimento degli incontri di mediazione da remoto, come previsto dal comma 20 bis dell’art. 83 del d.l., consentendo al mediatore di effettuare il collegamento anche da postazione sita presso il proprio studio o abitazione; in mancanza della modalità di incontro da remoto, definizione delle modalità di svolgimento degli incontri di mediazione con la presenza delle parti previa intesa con le istituzioni sanitarie;

d) la trattazione dell’incontro di mediazione in videoconferenza è condizionata al consenso di tutte le parti; inoltre la piattaforma deve consentire il riconoscimento delle parti e la loro contestuale presenza a video; l’eventuale disconnessione del segnale video durante la sessione sarà motivo di sospensione della stessa;

e) per le sessioni separate il mediatore dovrà escludere temporaneamente dalla videoconferenza le parti non interessate, qualora il sistema lo consenta; in alternativa il mediatore dovrà creare ulteriori stanze virtuali alle quali far accedere solo le parti interessate alla sessione separata.

f) il verbale dell’incontro di mediazione insieme all’eventuale accordo in formato pdf va anticipato tramite condivisione della schermata con le parti, quindi condiviso dal mediatore con le parti e i procuratori per posta elettronica, PEC o caricamento sulla piattaforma;

g) le parti private che partecipano all’incontro di mediazione da una postazione separata dal proprio difensore devono essere dotate di firma digitale in corso di validità ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAdES, PAdES o sistema SPID) o, in alternativa, di stampante e scanner al fine di garantire la possibilità di sottoscrivere analogicamente il verbale e l’eventuale accordo; Il difensore, con la propria firma digitale sul verbale e/o accordo certifica anche l’autografia della sottoscrizione della parte assistita;

h) il mediatore trasmette telematicamente via posta elettronica ordinaria o certificata il verbale e l’eventuale accordo alle parti private per la firma (digitale o analogica) e ai procuratori per la sottoscrizione digitale; il procedimento si conclude con la trasmissione al mediatore del file, contenente il verbale e l’eventuale accordo, firmato da tutte le parti e da tutti i procuratori. Il mediatore sottoscriverà digitalmente il file ai fini dell’esecutività dell’accordo.

Allegato:

CNF : suggerimenti per mediazione