Eppure molto spesso i condomini hanno difficoltà a comprendere i documenti contabili presentati in assemblea dall’amministratore, in particolare quando pur avendo regolarmente versato tutte le quote richieste, a chiusura del consuntivo si trovano a dover versare un ulteriore conguaglio. È dunque essenziale che i condomini capiscano il funzionamento del consuntivo e del preventivo di spese, e che conoscano altresì quali sono gli strumenti messi a disposizione dalla legge per, eventualmente, contestare i documenti contabili.

Innanzitutto va rilevato che il bilancio condominiale è il documento contabile che riassume tutte le operazioni economiche effettuate nell'arco di un esercizio finanziario, solitamente corrispondente a un anno. Esso include sia le spese ordinarie che quelle straordinarie, nonché le entrate derivanti dalle quote condominiali versate dai proprietari degli appartamenti.

Il bilancio condominiale è suddiviso in due principali sezioni:

- Conto Consuntivo: Riporta tutte le spese effettivamente sostenute e le entrate percepite durante l’anno. Viene presentato al termine dell’esercizio finanziario.

- Conto Preventivo: Presenta una stima delle spese e delle entrate previste per l’anno successivo. Viene redatto in anticipo e approvato dall’assemblea dei condomini.

Di consueto, infatti, nel corso dell’assemblea ordinaria annuale, l’amministratore sottopone all’approvazione dei condomini sia il consuntivo dell’anno precedente, che il preventivo per l’anno successivo, entrambi corredati dalla relativa ripartizione tra i condomini.

Ma come fa l’amministratore a sapere quali sono le spese che ciascun condomino dovrà affrontare nel corso di un anno? Il punto di riferimento sono le tabelle millesimali; è in base ai millesimi di ciascuna unità immobiliare che l’amministratore procede a effettuare la ripartizione. A titolo di semplificazione può dirsi che il calcolo viene effettuato nelle seguenti modalità: la spesa complessiva sostenuta annualmente dal condominio (come da preventivo) viene divisa per 1000 (tutte le tabelle sono su scala millesimale), il risultato viene poi moltiplicato per i millesimi che fanno capo a ogni singolo condomino.

Ecco calcolata la spesa individuale di ciascuno.

Ciò detto va tenuto presente che molto spesso, in particolare nei condominii più grandi, vi è più di una tabella millesimale: la tabella per la spesa relativa all’ascensore, la tabella per la spesa relativa alla scala, la tabella relativa alle spese per il riscaldamento condominiale. In questo caso le singole voci di spesa verranno suddivise in base alla tabella di riferimento.

Si capisce come il bilancio condominiale sia di grande importanza per i proprietari, in quanto è lo strumento attraverso cui gli stessi possono monitorare le spese che l’amministratore affronta per la gestione dei beni comuni. È dunque fondamentale che i condomini vengano messi nelle condizioni di controllare i documenti contabili, ed ecco perché l’amministratore non deve sottoporre il bilancio ai condomini solo al momento dell’assemblea, ma ha l’obbligo di farlo pervenire agli stessi con un congruo anticipo, dandogli la possibilità di esaminare le cosiddette “pezze d’appoggio” giustificative delle spese portate in bilancio. A riguardo la legge prevede la possibilità per i condomini di istituire un consiglio che si riunisca per verificare la regolarità della gestione economica condominiale, a mente dell’art. 1130-bis ultimo comma.

Abbiamo compreso che le quote mensili (o bimestrali/trimestrali) vengono versate dal singolo condomino sulla base del preventivo: sulla scorta delle spese di gestione previste dall’amministratore per l’anno successivo, i proprietari verseranno le somme dovute in base ai propri millesimi di proprietà.  Ad esempio Tizio da preventivo deve versare 10,00 euro al mese, per complessivi 120,00 euro per tutto il 2024.

L’amministratore gestirà nel corso dell’anno le quote versate dai condomini, pagando i fornitori, le bollette, la pulizia delle scale, e via dicendo. Non di rado accade però che nel corso della gestione annuale vi siano delle spese impreviste (non portate in preventivo) alle quali l’amministratore dovrà far fronte. Tornado all’esempio precedente, Tizio che ha versato 120,00 euro per il 2024 si potrebbe ritrovare nel consuntivo un conguaglio di 30,00 euro ancora da versare.

Dunque anche un condomino, che ha regolarmente corrisposto le quote preventivate, a chiusura del bilancio annuale potrebbe ugualmente essere chiamato a versare una somma ulteriore. Naturalmente non è escluso che il conguaglio sia in positivo, nel caso in cui le spese preventivate siano inferiori a quelle poi effettivamente sostenute nel corso dell’anno. Ma di questi tempi è circostanza parecchio rara!

Come già accennato, il bilancio consuntivo e quello preventivo devono essere presentati all’assemblea dei condomini, i quali, dopo aver esaminato le varie voci di spesa e chiesto eventuali chiarimenti all’amministratore, possono procedere alla delibera secondo i quorum previsti dall’art. 1136 c.c. È importante rilevare che i quorum richiesti sono differenti a seconda che l’assemblea sia riunita in prima o in seconda convocazione. Nella prassi l’assemblea si riunisce in seconda convocazione dati i quorum più bassi richiesti: il voto favorevole della maggioranza dei presenti che rappresentano almeno 1/3 del valore dell’edificio.

La fase della delibera è essenziale, i condomini devono infatti aver chiaro che, una volta approvato, il bilancio costituisce, per ormai costante giurisprudenza, ricognizione di debito in capo ai morosi, e sulla base dello stesso l’amministratore potrà per legge procedere alla riscossione, anche coattiva, delle somme dovute.

Stante l’importanza riconosciuta al consuntivo di spesa, la legge mette a disposizione dei condomini uno strumento di controllo del bilancio, anche quando lo stesso sia stato già approvato e vi sia il sospetto di una mala gestio in capo all’amministratore. L’art. 1130-bis c.c. dispone “L'assemblea condominiale può, in qualsiasi momento o per più annualità specificamente identificate, nominare un revisore che verifichi la contabilità del condominio. La deliberazione è assunta con la maggioranza prevista per la nomina dell'amministratore e la relativa spesa è ripartita fra tutti i condomini sulla base dei millesimi di proprietà”.

Deve trattarsi di un soggetto professionalmente qualificato e che sia terzo rispetto al condominio, il quale tramite l’esame dei documenti contabili e delle relative pezze d’appoggio sia in grado di verificare la regolarità della gestione economica da parte dell’amministratore.