Con la Circolare del 23/10/2015 il Ministero della Giustizia ha dettato una serie di adempimenti di cancelleria relativi al PCT, in sostituzione delle precedenti circolari della Direzione Generale  (Circ. del 27/06/2014 e Circ. del 28/10/14).

In primis la circolare riassume, alla luce delle disposizioni normative recenti, il regime della modalità del deposito degli atti processuali di parte, che è sempre meglio ricordare:

• Tribunale : Atto introduttivo / primo atto difensivo = telematico o cartaceo a scelta della parte (in caso di deposito telematico, questo è l'unico a perfezionarsi).
• Corte di Appello: Atto introduttivo / primo atto difensivo = telematico o cartaceo a scelta della parte (in caso di deposito telematico, questo è l'unico a perfezionarsi).
• Tribunale : Atto endoprocessuale = Esclusivamente telematico
• Corte di Appello: Atto endoprocessuale = Esclusivamente telematico

Si ricorda, inoltre, che il deposito, nei procedimenti di espropriazione forzata, della nota di iscrizione a ruolo ha luogo esclusivamente con modalità telematiche.

La circolare prosegue individuando per paragrafi i vari adempimenti: si riportano qui di seguito alcuni di essi:

A) Tenuta del fascicolo su supporto cartaceo

L'art. 9 D.M. 44/2011 statuisce da un lato che "la tenuta e conservazione del fascicolo informatico equivale alla tenuta e conservazione del fascicolo d’ufficio su supporto cartaceo", ma al tempo stesso fa salvi "gli obblighi di conservazione dei documenti originali unici su supporto cartaceo previsti dal codice dell’amministrazione digitale e dalla disciplina processuale vigente".

Tale disposizione quindi mantiene la propria validità posto che, in linea generale, permane per le parti la facoltà di depositare gli atti di costituzione in giudizio e i documenti ad essi allegati in formato cartaceo, così come rimane, per il giudice, la facoltà di depositare in formato cartaceo i propri provvedimenti (ad eccezione di quelli assunti nell’ambito del procedimento monitorio), salvo l’onere della cancelleria di acquisizione di una copia informatica.

B) Copie ad uso ufficio e dei componenti del collegio

Da quel che si evince dalla circolare non è stato risolto il problema connesso al fatto che nel momento stesso in cui l’atto, inviato telematicamente, viene accettato dal cancelliere, l’atto medesimo entra a far parte del fascicolo telematico ed è visibile a tutte le altre parti, oltre che al giudice, rendendo quindi inapplicabile l’art. 111 disp. att. c.p.c., che dispone che "il cancelliere non deve consentire che s’inseriscano nei fascicoli di parte comparse che non risultano comunicate alle altre parti e di cui non gli sono contemporaneamente consegnate le copie in carta libera per il fascicolo d’ufficio e per gli altri componenti il collegio".

Le cancellerie saranno tenute, dunque, ad accettare il deposito degli atti endoprocessuali inviati in forma telematica, senza doverne rifiutare il deposito per il fatto che non sia stata allegata copia cartacea.

C) Copie informali (testo integrato)

La circolare ribadisce che la c.d. “copia di cortesia” costituisce una prassi che non può essere oggetto di statuizioni imperative: tale prassi, libera da qualsiasi vincolo di forma, non sostituisce né si aggiunge al deposito telematico, costituendo soltanto una modalità pratica di messa a disposizione del giudice di atti processuali trasposti su carta.

Pertanto le copie in questione non devono essere formalmente inserite nel fascicolo processuale, ne su di esse si potrà apporre il timbro di deposito.

Comunque, a prescindere dall'esistenza di prassi, la circolare sancisce l'onere per la cancelleria di assicurare, ove il giudice ne faccia richiesta, la stampa di atti e documenti depositati telematicamente, soprattutto laddove si tratti di ‘file’ di grandi dimensioni.

Si raccomanda, sul punto, agli uffici di cancelleria la massima collaborazione.

In particolare, nel caso in cui sia necessaria l’assegnazione, da parte del Presidente, di procedimenti introdotti con modalità telematiche, la cancelleria dovrà sempre provvedere alla stampa dell’atto introduttivo depositato con modalità telematiche, rendendola disponibile al Presidente ai fini dell’assegnazione.

D) Tempi di lavorazione degli atti da parte delle cancellerie (testo integrato)

La circolare sottolinea l’urgenza di provvedere alla tempestiva accettazione degli atti depositati dalle parti: è assolutamente da escludersi che possano trascorrere diversi giorni tra la data della ricezione di atti o documenti e quella di accettazione degli stessi da parte della cancelleria.

Si ritiene, pertanto, consigliabile che l’accettazione del deposito di atti e documenti provenienti dai soggetti abilitati all’invio telematico sia eseguita entro il giorno successivo a quello di ricezione da parte dei sistemi del dominio giustizia.

Ciò si dica anche con riferimento ai verbali di udienza redatti dal giudice attraverso lo strumento della consolle del magistrato, in quanto gli stessi non sono visibili dalle parti processuali al momento del loro deposito telematico da parte del giudice, bensì solo dopo che il cancelliere li ha accettati nel sistema.

A tale scopo gli uffici giudiziari dovranno adottare ogni soluzione organizzativa idonea a garantire in via prioritaria la tempestività della lavorazione degli atti processuali ricevuti, se del caso anche ricorrendo ad una riorganizzazione del lavoro (ad es: riducendo l’orario di apertura giornaliera delle cancellerie da 5 a 4 ore.)

E) Orario di deposito e proroga dei termini processuali scadenti di sabato o domenica

A seguito delle ultime modifiche normative (art. 51 comma 2 D.L. 90/2014 che aggiunge al termine dell'art. 16 bis, il comma 7 D.L.179/2012), non vi è più alcun dubbio che si applicano anche al deposito telematico le disposizioni di cui all’art. 155, quarto e quinto comma, del codice di procedura civile, ossia la proroga di diritto del giorno di scadenza di un termine, laddove tale termine scada in un giorno festivo, ovvero, in caso di atti processuali da compiersi fuori udienza, di sabato.

F) Domanda di ingiunzione di pagamento europea (paragrafo di nuova introduzione)

Ex art. art. 7, § 5, del regolamento (CE) n. 1896/2006 "la domanda è presentata su supporto cartaceo o tramite qualsiasi altro mezzo di comunicazione, anche elettronico, accettato dallo Stato membro d’origine e di cui dispone il giudice d’origine". L’Italia, peraltro, ha dichiarato a suo tempo, ai sensi dell’art. 29 del citato regolamento, che "il mezzo di comunicazione accettato ai fini dell’ingiunzione (…) è il supporto cartaceo".

La previsione della facoltà di deposito cartaceo dell’istanza è, peraltro, necessaria al fine di garantire anche a soggetti stranieri, privi di difensore, la possibilità di presentare la domanda di ingiunzione, come previsto dall’art. 24 del regolamento. Le cancellerie, dunque, accetteranno il deposito, su supporto cartaceo, della modulistica relativa alle domande di ingiunzione europea di pagamento.

G) Accesso al fascicolo informatico del procedimento monitorio da parte di soggetti non costituiti

La circolare dispone che sia garantita la visione di atti e documenti al debitore ingiunto oltre che al difensore della parte, munito di procura, che ancora non abbia iscritto a ruolo l’eventuale causa di opposizione. Le cancellerie dovranno, dunque, predisporre adeguate modalità organizzative al fine di consentire alle parti l’esercizio di tale prerogativa. La mera visione del fascicolo informatico deve ritenersi gratuita, mentre per l’estrazione di copia e per il pagamento dei relativi diritti varranno le regole generali.

H) Inserimento, nei registri di cancelleria, dell’intero collegio difensivo, compreso l’eventuale domiciliatario (paragrafo di nuova introduzione)

Si raccomanda che il personale di cancelleria presti particolare attenzione a tale aspetto operativo, assicurandosi che i nominativi difensori e gli eventuali domiciliatari delle parti vengano sempre inseriti in maniera corretta e senza tralasciarne alcuno.

 Testo della circolare del 23/10/2015