Copie, duplicati informatici e conformità

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Copie, duplicati informatici e conformità
Quali sono le differenze tra copie e duplicati informatici e quando è necessaria la certificazione di conformità
Lunedi 8 Giugno 2015

La conformità

Come noto, l' art. 6, comma 3 del DPCM 13/11/2014 (“copie o estratti informatici di documenti informatici”) disciplina le modalità di attestazione della conformità dei documenti informatici prodotti a partire da altri documenti informatici.

La conformità può essere inserita direttamente nella copia, firmata digitalmente, oppure in un documento separato, dopo aver calcolato la cosiddetta impronta hash dell'originale informatico (l'impronta hash sarà oggetto di approfondimento successivo).

Mentre sembra scontata la necessità di attestare la conformità tra documenti non informatici (analogici), e le rispettive copie informatiche (art. 4, comma 3 del citato DPCM), come ad esempio quando si scannerizza un documento cartaceo salvandolo in formato immagine jpeg o in PDF, tale necessità appare meno evidente in presenza di copie informatiche di documenti informatici.

Vi è in realtà una motivazione ben precisa e per comprenderla è necessario distinguere tra "copie informatiche" e "duplicati informatici".

I duplicati informatici, come previsto dell' art. 23 bis del CAD (Codice dell'Amministrazione Digitale), “hanno il medesimo valore giuridico ad ogni effetto di legge del documento originale da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle regole tecniche di cui all'art 71”.

Ed è proprio lo stesso art. 23 bis del CAD che, al contrario, attribuisce alle copie informatichela stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale, in tutte le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale ...”.

Per capire le differenze tra le due tipologie di documenti e le motivazioni che sottendono al dettato normativo, è bene soffermarci brevemente su cosa sia in generale un “documento informatico”.

 

File e documenti informatici

Tutti i documenti che creiamo, le immagini che otteniamo tramite il nostro scanner, i contenuti multimediali (fotografie, audio, video ecc.), le pagine web ed ogni altra informazione visualizzabile su un computer, sono file di dati costituiti da sequenze di byte.

Ogni byte è composto da 8 bit, dove il bit è l'unità elementare di informazione che può assumere valori 0 (zero) o 1 (uno) (rappresentazione binaria).

Anche i caratteri di testo sono rappresentati da sequenze di bit, anch'esse contenute in un byte: la lettera "a" è 01100001, la lettera "b" è 01100010, la lettera "c" è 01100011 ecc. ecc.

Ad esempio, la parola "diritto" è codificata in 01100100 01101001 01110010 01101001 01110100 01110100 01101111 e così via.

Allo stesso modo, semplificando, un brano musicale è una sequenza di bit che può essere elaborata da un apposito lettore per riprodurre l'audio, così come una fotografia digitale è composta da una serie di byte che individuano i punti colorati nello schermo (pixel).

Ogni byte può essere inoltre visto come un numero intero che va da zero a 255, poiché con 8 bit a disposizione si possono ottenere al massimo 256 combinazioni diverse.

In altre parole tutti i contenuti informatici sono costituiti da sequenze di numeri (digit in inglese, da cui il termine digitale) che, presi singolarmente non hanno ovviamente alcun significato, ma se elaborati da appositi programmi software, vengono convertiti in documenti di testo, fotografie, video, musica, pagine web e tutto ciò che possiamo visualizzare e usare sul nostro computer; per questo motivo, da un punto di vista strutturale, non vi è differenza tra documenti di testo ed altre informazioni: sono tutti sequenze di bit.

 

Copie e duplicati

Un duplicato informatico, come definito all'art.1, comma i-quinquies del CAD, è un documento (anch'esso informatico) costituito dalla stessa sequenza di bit del documento originale, e quindi praticamente indistinguibile dal primo (vedi anche l'art. 5 del citato DPCM).

La duplicazione di un documento deve essere quindi effettuata in modo da garantire che la sequenza di bit della copia sia esattamente la stessa, come ad esempio durante l'operazione di copia/incolla di un file sul proprio computer o il salvataggio sulla propria "chiavetta USB", e in ogni caso seguendo sempre le regole tecniche stabilite dal CAD.

Una copia di un documento informatico è invece una rappresentazione (sempre informatica) del documento originale ottenuta attraverso un procedimento diverso dalla "duplicazione".

Non importa che la copia finale abbia o meno lo stesso formato del documento originale (ad esempio che siano entrambi in formato PDF) ma quello che conta ai fini probatori è il procedimento utilizzato per produrla.

Se ad esempio apro dal fascicolo informatico del PCT un documento originariamente prodotto in PDF, lo visualizzo nel browser e, successivamente, lo salvo sul mio computer in qualche altro formato (oppure sempre in PDF, come è possibile fare ad esempio su Chrome), non ho ottenuto un duplicato esatto, ma ho semplicemente riprodotto sul mio computer un altro file il quale, pur rappresentando visivamente lo stesso contenuto, non è fisicamente uguale all'originale, nel senso che non è costituito dalla stessa sequenza di bit.

Questo perché il procedimento utilizzato (visualizzazione nel browser + salvataggio in formato PDF) non è un procedimento di "duplicazione", ma una semplice riproduzione informatica di un altro documento informatico.

In altre parole, per il legislatore, una copia ottenuta in questo modo non può essere considerata alla stregua dell'originale e va pertanto dichiarata conforme, proprio come quando si fotocopia o si "scannerizza" un documento cartaceo.

Ecco spiegato quindi il motivo per cui, anche per le copie informatiche di documenti informatici occorre la certificazione di conformità.

 

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