Fattura elettronica per avvocati e studi legali: mini guida dell'applicazione.

Fattura elettronica per avvocati e studi legali: mini guida dell'applicazione.
Venerdi 22 Dicembre 2017

Sommario

Introduzione

L'applicazione permette di creare velocemente e in modo guidato una fattura elettronica per la Pubblica Amministrazione o per Soggetti Privati (per ora solo società) secondo la normativa vigente.

Trattandosi di un'applicazione specifica per avvocati e studi legali, alcune informazioni non sono richieste all'utente ma vengono calcolate e impostate automaticamente, come ad esempio la rivalsa previdenziale per la cassa forense e la ritenuta d'acconto.

Dopo aver inserito i dati richiesti basta cliccare su [Anteprima Fattura] per aprire la pagina con il documento in formato leggibile (da stampare o salvare in PDF).

Nella pagina dell'anteprima è disponibile il bottone per scaricare la fattura elettronica in formato xml, operazione che può essere effettuata direttamente dalla pagina principale.

Per l'invio e gli adempimenti successivi abbiamo predisposto un breve promemoria con le indicazioni da seguire e il bottone per l'integrazione con il proprio programma di posta elettronica.

Dati richiesti

Le informazioni da inserire per la creazione delle fattura elettronica sono raggruppate in sezioni ciascuna delle quali può essere aperta o chiusa in modo indipendente dalle altre.

Vediamo quali sono le informazioni che servono per creare una fattura elettronica.

Dati dell'Avvocato o dello Studio

Contiene i dati dell'Avvocato o dello Studio Associato (Persona Giuridica) che emette le fattura.

Gli utenti registrati possono inserire queste informazioni una sola volta nell'apposita sezione dell'area riservata dedicata alla fattura elettronica.

L'applicazione permette di emettere fatture elettroniche da parte di Studi Associati costituiti da soli avvocati.

Nel caso di studi professionali 'misti', costituiti da professionisti scritti a casse previdenziali diverse, la fattura dovrebbe riportare l'evidenza di ciascun contributo integrativo in proporzione alle quote sociali, informazione che per adesso non abbiamo ritenuto opportuno gestire per non appesantire l'interfaccia utente.

Destinatario

In questa sezione puoi inserire i dati del destinatario della fattura elettronica.

Come detto, l'applicazione può generare fatture sia per la Pubblica Amministrazione che per Soggetti Privati, possibilità quest'ultima prevista dal D.Lgs 127/2015 a partire dal 1° gennaio 2017, e per questo bisogna prima di tutto scegliere la tipologia di destinatario tra le seguenti:

- Pubblica Amministrazione

Impostando Pubblica Amministrazione si attiva la selezione dell'ufficio tramite la ricerca semplificata basata sull'autocompletamento: digitando almeno 6 caratteri viene mostrato un primo elenco di uffici corrispondenti al testo inserito e successivamente si raffina la ricerca aggiungendo via via qualche altra parola finché nell'elenco non compare l'ufficio desiderato, che può essere selezionato con un semplice click.

Per la ricerca si possono inserire anche parole incomplete, come ad es: “trib milano”, “appell firen”, “giud torino” ecc. oppure digitare nel campo direttamente il codice dell'ufficio (in questo caso la selezione avviene automaticamente).

Dopo aver selezionato l'ufficio, l'applicazione visualizza nella maschera il codice destinatario (6 caratteri alfanumerici) e tutti dati anagrafici e fiscali dell'ufficio.

Se necessario, è possibile riaprire la stessa selezione aggiungendo uno spazio in fondo al campo di ricerca oppure fare una nuova ricerca qualora l'ufficio non fosse quello desiderato, il tutto senza cambiare pagina né aprire nuove finestre.

La banca dati degli Uffici della P.A. è aggiornata quotidianamente con i dati dell'OpenData dell'iPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) ma in ogni caso, prima di inviare per la prima volta una fattura elettronica ad un Ufficio, consigliamo di verificare la correttezza del codice destinatario.

- Soggetto Privato

Se si imposta come tipologia del destinatario “Soggetto Privato” i dati del destinatario devono essere inseriti manualmente, compreso il codice destinatario.

Occorre specificare prima di tutto se siamo in presenza di una Persona Giuridica (Società o ssociazione privata) oppure di una Persona Fisica (libero professionista o privato cittadino).

Per i privati che intendono avvalersi del canale di distribuzione SDI si deve inserire nel campo “Codice SDI” il codice rilasciato dall'SDI e che dovete richiedere al destinatario della fattura.

Viceversa, se il destinatario preferisce ricevere le fatture elettroniche tramite il canale PEC, dovrete inserire quella che vi avrà comunicato nel campo “PEC” e lasciare vuoto il campo “Codice SDI”.

Se il destinatario è un Privato cittadino senza partita IVA (Cliente finale) si devono lasciare vuoti i campi "Codice SDI" e "PEC" e in questo caso è obbligatorio il Codice Fiscale.

Dati del Documento

Sono i dati relativi alla fattura e al regime fiscale del soggetto emittente.

Per quanto riguarda il “Numero documento” il sistema SDI controlla che contenga almeno un carattere numerico e che, per lo stesso soggetto emittente, non esista un'altra fattura elettronica avente lo stesso numero e lo stesso anno nel campo Data (tranne poche eccezioni che non rientrano nell'ambito di questa applicazione).

In altri termini il numero del documento deve essere univoco per ogni soggetto che emette fatture nell'ambito dello stesso anno fiscale.

Le “Spese esenti” sono le c.d. Spese non imponibili (o esenti IVA) secondo l'art. 15 del DPR 633/72.

Lo “Split payment” è automaticamente impostato quando si seleziona come destinatario un Ufficio della P.A. ma può comunque essere deselezionato per particolari esigenze.

Il campo relativo all' Iva Differita è selezionato automaticamente quando si seleziona il Regime Fiscale "Iva per Cassa".

Il campo “Oggetto” è facoltativo e viene inserito nella “causale” della fattura XML. Serve per identificare l'attività oggetto di fatturazione, come ad esempio il numero di RG di un causa nell'ambito del Gratuito Patrocinio con l'indicazione del Giudice o altre informazioni utili sull'attività svolta.

Pagamento (opzionale)

La sezione relativa alle modalità di pagamento è facoltativa.

In particolare il nominativo del beneficiario va indicato solo se diverso da chi emette la fattura.

Se scegliete una modalità di pagamento che prevede l'uso di coordinate bancarie queste vanno inserite negli appositi campi.

Dati per la Trasmissione

In questa sezione vanno inseriti i dati che servono al sistema di interscambio per identificare la trasmissione e il soggetto trasmittente.

L'elemento principale richiesto è il “Progressivo di invio”.

Si tratta di un codice alfanumerico che identifica univocamente la trasmissione della fattura elettronica nell'ambito del SDI.

Per non rischiare di utilizzare due volte lo stesso progressivo, pena lo scarto della fattura elettronica, consigliamo di adottare una delle seguenti modalità di codifica:

1) Creare il progressivo di invio a partire dalla numerazione fiscale delle fatture (sia cartacee che elettroniche), aggiungendo eventualmente le ultime 2 cifre dell'anno (se non già presenti).

2) Usare un progressivo indipendente dalla numerazione fiscale, con l'aiuto della funzione che visualizza gli ultimi 10 progressivi utilizzati (per utilizzare questa funzionalità basta essere registrati).

Nota: il progressivo di invio (5 caratteri alfanumerici) è usato dalla nostra applicazione anche per comporre il nome del file .xml della fattura elettronica.

In questo modo è possibile capire immediatamente di quale fattura si tratta semplicemente dal nome del file.

Anteprima e Allegati

Cliccando sul bottone Anteprima Fattura , se non vi sono errori nei campi inseriti, si apre una nuova pagina con il documento in formato leggibile che potete stampare o salvare in PDF.

Nella pagina di anteprima è disponibile il bottone per scaricare la fattura xml e un promemoria con le indicazioni per l'invio e la conservazione secondo la normativa vigente.

Sempre dalla pagina dell'anteprima è possibile inserire uno o più allegati che possono essere selezionati contemporaneamente, anche mediante trascinamento nell'apposita area tratteggiata.

L'applicazione calcola automaticamente lo spazio occupato dagli allegati nel formato previsto dalla fattura elettronica (5 Mb per l'invio tramite caricamento sul sito e 30 Mb per l'invio tramite PEC).

Gli allegati sono elaborati direttamente sul computer dell'utente, senza essere caricati sul server, rendendo quindi l'operazione più veloce.

Volendo, la fattura elettronica può essere scaricata anche dalla pagina principale che contiene la maschera di inserimento dati, senza necessità di fare l'anteprima ma solo se non si devono inserire allegati.

Download della fattura xml

Quando si scarica la fattura xml, il browser non sempre chiede dove salvare il file e spesso effettua subito il download nella cartella predefinita.

E' bene non modificare il nome del file scaricato in quanto, in base alle specifiche richieste dal SDI, deve rispettare uno specifico formato.

Se si scarica più di una volta la stessa fattura elettronica avente lo stesso progressivo di invio il browser crea più copie dello stesso file numerandole progressivamente per non sovrascriverle (ad esempio aggiungendo al nome del file (1), (2), ecc.).

In questo caso, prima di firmare la fattura e inviarla al SDI, è necessario togliere dal nome del file il progressivo aggiunto dal browser, pena lo scarto della fattura stessa, perché il formato del nome del file xml è rigido e non prevede caratteri aggiuntivi dopo il progressivo di invio.

Firma della fattura elettronica

Una volta scaricato il file xml della fattura è necessario firmarlo digitalmente prima di inviarlo all'SDI.

Per la firma puoi utilizzare il dispositivo di firma digitale utilizzato abitualmente, ad esempio quello per il PCT, e scegliere uno dei due formati seguenti:

  • CadES-BES che crea un file con estensione .xml.p7m

  • XadES-BES che invece lascia l'estensione originaria: .xml

E' indispensabile inoltre che il software utilizzato per la firma digitale possa valorizzare il parametro 'signing time', con data, ora e time zone e che assume il significato di riferimento temporale, motivo per cui non serve apporre alcuna marca temporale alla fattura (maggiori informazioni). 

Chi deve firmare la fattura

Una precisazione va fatta riguardo a chi è tenuto a firmare il documento in quanto nel corso del tempo molti fornitori di servizi per la fatturazione elettronica hanno iniziato ad apporre la loro firma digitale ma, come vedremo, non sempre ciò è corretto.

In base alla normativa vigente infatti il soggetto tenuto a firmare il documento è solo colui che ne effettua l'emissione (“creazione” o “generazione”), sia come titolare che come soggetto terzo purché in quest'ultimo caso, oltre che alla trasmissione, sia stato delegato dal titolare ad emettere le fatture per suo conto.

In altre parole, se create la vostra fattura con la nostra applicazione e utilizzate un servizio di terze parti solo per la trasmissione, siete voi a “generare” la fattura elettronica e quindi solamente voi siete tenuti a firmarla digitalmente prima di inviarla al servizio per la trasmissione; quest'ultimo non deve apporre la firma digitale in quanto non è stato delegato all'emissione della fattura, ma solo alla trasmissione.

Se invece inviate i dati ad un soggetto terzo, delegandolo a creare con i vostri dati la fattura elettronica, sarà lui a dover apporre la firma elettronica prima dell'invio.

Lo si evince chiaramente dall' art. 5 del DM n. 55 del 3 aprile 2013 nonché dall'allegato “B” del medesimo decreto e dalla circolare dell'Agenzia delle Entrate n. 18/E del 24 giugno 2014, paragrafo 1.3.2 (“Apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente").

Invio della fattura e adempimenti successivi

La trasmissione della fattura creata con la nostra applicazione (e firmata digitalmente) firmata al Sistema di Interscambio può essere effettuata con una delle due seguenti modalità (approfondisci l'argomento):

A) Tramite il sito FatturaPA:

Per accedere al servizio si deve entrare nel sito FatturaPA con le credenziali Entratel/Fisconline oppure tramite CNS (Carta Nazionale Servizi).
Se si utilizza la CNS, come ad esempio quella usata abitualmente per il PCT, bisogna registarla la prima volta tramite una semplice procedura guidata.

Dopo aver inviato la fattura all'SDI è possibile monitorare il suo iter tramite questo servizio online.

NOTA: prima di entrare con la CNS consigliamo sempre di inserirla nel lettore prima di aprire il browser.

B) Tramite PEC:

  • per il primo invio all'indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it.

  • per gli invii successivi all'indirizzo che verrà comunicato dal SDI nella PEC di risposta; l'indirizzo è riportato in tutte le email di risposta e generalmente non cambia fino a nuovo avviso per cui si consiglia di controllare sempre tutte le future email di risposta.

Dalle istruzioni visibili sotto l'anteprima della fattura è possibile cliccare sul bottone [EMAIL] per aprire il programma di posta predefinito con alcuni campi precompilati.

Gli utenti registrati, possono salvare l'indirizzo comunicato la prima volta dal SDI per utilizzarlo automaticamente in tutti gli invii successivi.

L'oggetto della PEC non è obbligatorio ma in ogni caso è preferibile inserirlo per organizzare meglio l'archivio delle fatture inviate.

Prima di inviare la PEC non bisogna dimenticarsi di allegare la fattura elettronica firmata e selezionare l'utente di Posta Elettronica Certificata per l'invio.

Oltre alle normali ricevute di consegna e accettazione della PEC, l'SDI invierà come risposta il c.d. file messaggio che può contenere la comunicazione di avvenuta consegna della fattura al destinatario o la notifica di scarto con gli errori riscontrati che puoi leggere tramite questo servizio.

Apertura fatture esistenti

Gli utenti registrati possono caricare nell'applicazione fatture xml salvate in precedenza per modificarle, stamparle, controllare prima dell'invio, o semplicemente per salvarle in PDF per il proprio archivio personale o per inviarle alla contabilità.

Dopo aver cliccato su Apri Fattura Xml, compare il bottone per selezionare il file xml da caricare.

Una volta selezionato il file dal proprio computer, basta cliccare su Carica il File e l'applicazione acquisirà il contenuto del file xml caricando i dati in esso conenuti.

Se non vi sono errori bloccanti che impediscono il caricamento del file, i dati acquisiti sono visualizzati subito nella maschera, pronti per essere modificati e/o integrati.

Nota: l'operazione di caricamento riguarda il corpo della fattura ma non gli allegati. Eventuali allegati presenti all'interno della fattura vanno aggiunti successivamente dalla pagina dell'anteprima.

In caso di errori bloccanti che impediscono il caricamento del file (ad esempio un formato diverso dall'XML oppure le dimensioni del file troppo grandi), viene visualizzato un messaggio di errore.

Nota 1: La nostra applicazione è in grado di leggere fatture elettroniche create con altri software, anche se in tal caso non possiamo garantire di riuscire ad acquisire tutte le informazioni.

Nota 2: l'applicazione non legge fatture elettroniche firmate digitalmente ma solo il formato originario xml

Sommario

Vai all'applicazione "Fattura Elettronica Avvocati". 

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