L'art. 14 decreto legislativo n.159/2015, al fine di potenziare la diffusione dell'utilizzo della posta elettronica certificata nel contesto delle procedure di notifica, ha introdotto la possibilità (obbligatorietà per le imprese individuali o societarie e per i professionisti iscritti in albi o elenchi) che la notifica avvenga con le modalità di cui al D.P.R. 11.2.2005 n. 68, a mezzo di posta elettronica certificata, all'indirizzo risultante dagli elenchi a tal fine previsti dalla legge ed in concreto dall'indice nazionale INI-PEC.
Tali modalità consentono, pertanto, la notifica via PEC. Pertanto, asserire la mancata osservanza dello schema legale tipico previsto per questo particolare mezzo di notifica significa effettuare una affermazione assolutamente generica e priva di riscontri concreti.
La Corte di Cassazione, con ordinanza n.3805 del 16 febbraio 2018, ha stabilito il principio secondo il quale non solo la trasmissione del file in formato PDF è legittima, poiché rispetta la norma dell’art. 19 bis (Notificazioni per via telematica eseguite dagli avvocati) della legge n.53 del 1994, che prevede al comma 1 e al comma 2 che l’atto sia notificato via PEC in formato PDF, ma è sufficiente che l’attestazione di conformità all’originale informatico sia apposta nella documentazione che in tal caso sostituisce la mancanza di firma digitale.
Nella stessa ordinanza, la Suprema Corte richiama l’applicazione del principio della sanatoria per il raggiungimento dello scopo sancita dalle SS.UU. con sentenza 7665 del 18 aprile 2016. A tal proposito occorre evidenziare che l’asserzione, circa la valutazione della corrispondenza tra il file allegato in formato PDF e il suo originale, è liberamente valutabile dal giudice ex art.116 c.p.c. ed è elemento importante per stabilire la reale conoscenza o la mancata conoscenza dell’atto di cui si è destinatario.
Nell’ipotesi di cartella esattoriale, l’incontestabilità della dedotta origine informatica della cartella notificata in relazione al formato del file informatico adottato, non è idonea argomentazione al fine di attribuire alla mera scansione del documento la sua modificabilità rispetto al file nativo digitale e, quindi, di per sé, la non conformità al codice dell’amministrazione digitale, atteso che può soddisfare il requisito legale della sicurezza, ai sensi dell’art. 20, comma 1 bis del D.lgs.82-2005, anche una copia scansionata che riconosca sufficienti caratteristiche di “qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità” del documento. L’allegato n.1 del regolamento attuativo, approvato con il D.P.C.M. 13 novembre 2014 recante le regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli artt. 20, 22, 23bis, 23 ter, 40 comma 1, 41 e 71, comma 1 del codice dell’amministrazione digitale, di cui al d.l. 82/2005, definisce il formato file digitale come la modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il documento informatico e, comunemente, identificato attraverso l’estensione del file.
Ebbene, l’allegato n. 2 fornisce le indicazioni iniziali sui formati dei documenti informatici che per le loro caratteristiche, sono da ritenersi coerenti con le regole tecniche del documenti informatico, del sistema di conservazione e del protocollo informatico; i formati descritti nell’allegato sono stati scelti tra quelli che possono maggiormente garantire i principi di interoperabilità tra i sistemi di conservazione e in base alla normativa vigente, riguardante le specifiche tipologie documentali.
Tra questi, il primo principale formato, indicato nell’allegato al regolamento, è rappresentato dal formato PDF – PDF/A, l’unico in grado di garantire l’autenticità, il contenuto, l’integrità e la provenienza del documento informatico.
In particolare, come precisato nell’allegato, il PDF ( Portable Document Format) è un formato creato da adobe nel 1993 che attualmente si basa sullo standard ISO32000 ed è stato concepito per rappresentare i documenti complessi in modo indipendente dalle caratteristiche dell’ambiente di elaborazione del documento. In particolare, precisa il regolamento, che il formato è stato ampliato in una serie di sottoformati tra cui il PDF/A, il quale è stato sviluppato con l’obiettivo specifico di rendere possibile la conservazione documentale a lungo termine su supporti digitali; le sue caratteristiche tecniche rendono il file indipendente da codici e collegamenti esterni che ne possono alterare l’integrità e l’uniformità nel lungo periodo.
Pertanto, pur essendo il formato P7m che del PDF costituisce la versione autenticata con la firma digitale, quello tecnicamente più adeguato ai fini della notifica a mezzo PEC, gli artt. 20 e 21 rimettono all’organo giudicante la valutazione circa l’idoneità del documento informatico, avente estensione diversa, a soddisfare, comunque il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio, in uno con il raggiungimento dello scopo anche alla luce dell’avvenuta costituzione in giudizio del destinatario della notifica. Al riguardo la Corte di cassazione a Sez. Unite con sentenza n. 7665 del 18 aprile 2016, ha escluso che la non conformità al formato pdf possa comportarne la nullità, ove la parte si sia, comunque, difesa e non abbia addotto alcuno specifico pregiudizio.
Nella scia delle sezioni unite si colloca pure la sentenza della Corte di Cassazione n. 15984 del 27.06.2017 e la sentenza n. 11383 del 31 maggio 2016.
La questione è stata definitivamente risolta dalle Sezioni Unite della Suprema Corte di Cassazione che con sentenza pubblicata in data 27 aprile 2018 n.10266, nell’equiparare il file PDF al file formato p7m, ai fini della validità della trasmissione del file tramite PEC, richiamando la normativa europea in materia di trasmissione informatica di documenti, hanno stabilito il seguente principio di diritto che definitivamente pone fine all’annosa questione: “Secondo il diritto dell'UE e le norme, anche tecniche, di diritto interno, le firme digitali di tipo CAdES e di tipo PAdES, sono entrambe ammesse ed equivalenti, sia pure con le differenti estensioni p7m e pdf, e devono, quindi, essere riconosciute valide ed efficaci, anche nel processo civile di cassazione, senza eccezione alcuna». Conseguentemente, la notifica della cartella tramite PEC, mediante l’uso del file in formato pdf, è idonea a garantire l’autenticità del documento trasmesso.