Con la recente pubblicazione delle specifiche tecniche previste dal regolamento recante la disciplina dell’uso di strumenti informatici e telematici nel processo tributario, entra definitivamente in vigore nel nostro ordinamento il Processo tributario telematico (PTT).
| Sabato 28 Gennaio 2017 |
L’adozione delle nuove tecnologie sta avvenendo a tappe; entro la fine del 2016 il processo telematico è stato attivato presso le commissioni tributarie delle prime otto regioni d'Italia, mentre nel corso del 2017 ne vedremo l'introduzione nelle undici regioni residue.
È intento di questo breve scritto accompagnare il professionista che si accinge a compiere i primi passi verso il deposito telematico dell'atto introduttivo del processo tributario, introducendolo alle nuove modalità previste dalle regole tecniche di attuazione; analizzeremo nel contempo la normativa che presiede lo svolgimento del processo tributario telematico, a partire dalla stessa redazione di ricorsi introduttivi ed altri atti finalizzati al deposito telematico, alla loro notificazione a mezzo della posta elettronica certificata, ed al successivo deposito presso la segreteria della competente Commissione provinciale o regionale.
Per espressa dichiarazione dei suoi ideatori, il sistema informativo della giustizia tributaria è stato progettato e realizzato ex novo, avendo ben presenti le incongruenze già verificatesi con l'adozione del processo civile telematico, che hanno dato luogo, come noto, ad osservazioni piuttosto critiche.
Da evidenziare, in primo luogo, che nella prima fase attuativa del PTT vige il principio della facoltatività e della graduale estensione sul territorio nazionale delle nuove modalità di deposito degli atti processuali; ciascuna delle parti, pertanto, potrà avvalersi dell'opportunità di notificare e depositare gli atti processuali con le modalità telematiche, ovvero continuare ad utilizzare le modalità tradizionali. Indipendentemente dalla scelta operata dal ricorrente (in presenza, ad esempio, di un ricorso o un appello notificato e depositato con modalità tradizionali), la parte resistente potrà scegliere di avvalersi del deposito telematico; in ogni caso, comunque, la parte che abbia utilizzato in primo grado le modalità telematiche sarà tenuta ad utilizzare le medesime modalità per l'intero grado del giudizio, nonché per l'appello, salvo sostituzione del difensore.
Redazione degli atti e formazione dei documenti. La procura alle liti.
Nel caso si opti per i vantaggi legati alla scelta telematica, gli atti e i provvedimenti del processo tributario, nonché quelli relativi al procedimento attivato con l'istanza di reclamo e mediazione, sono formati come documenti informatici sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale. Il ricorso introduttivo, così come ogni altro atto processuale, dovrà essere creato utilizzando esclusivamente il formato file PDF/A-1a o PDF/A-1b; dovrà altresì essere privo di elementi attivi (come, ad es., macro e campi variabili), e redatto tramite l'utilizzo di appositi strumenti software senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti del testo (in pratica, non è ammessa la copia per immagine su supporto informatico di documento analogico). L'atto così formato dovrà poi essere sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale, e salvato esclusivamente con estensione .pdf.p7m: nel processo tributario, infatti, è previsto, per gli atti sottoscritti digitalmente, esclusivamente il formato CADES, e non il formato PADES.
Le disposizioni sopra citate riguardano specificamente i soli atti processuali; a riguardo viceversa del formato dei documenti informatici allegati, è ammessa la scansione in formato immagine di documenti cartacei, che dovrà comunque essere salvata esclusivamente in formato PDF/A-1a o PDF/A-1b, oppure in formato TIFF con risoluzione non superiore a 300 DPI, in bianco e nero e compressione CCITT Group IV (modalità Fax). Il documento salvato dovrà essere privo di elementi attivi (come, ad es., macro e campi variabili), e sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale.
In ogni caso, la dimensione massima consentita di ogni singolo documento informatico è di 5 MB; e questo potrà forse costituire un limite di una certa rilevanza. Qualora il documento sia superiore alla dimensione massima consentita, sarà necessario suddividerlo in più file, da depositarsi in sequenza nominandoli adeguatamente (ad esempio: documento_1_parte_prima.pdf; documento_1_parte_seconda.pdf, etc.)
La procura alle liti e il conferimento dell'incarico di assistenza e difesa sono conferiti, congiuntamente all'atto cui si riferiscono, su supporto informatico e sottoscritti digitalmente dal ricorrente; essi devono essere autenticati dal difensore, mediante apposizione della sua firma (digitale), e trasmessi via PEC. Se conferiti su supporto cartaceo, le parti, i procuratori e i difensori trasmettono, congiuntamente all'atto cui si riferiscono, la copia per immagine su supporto informatico della procura o dell'incarico, attestata come conforme all'originale mediante sottoscrizione del difensore. Come vedremo in seguito, il successivo deposito dovrà essere effettuato, come per qualsiasi atto e documento informatico, mediante il Sistema informativo della giustizia tributaria (S.I.Gi.T.).
Utilizzo della posta elettronica certificata (PEC) per notificazioni e comunicazioni
Nel Processo tributario telematico, diversamente da quanto previsto in materia civile, l'utilizzo della posta elettronica certificata non è esteso all'intero procedimento, ma è limitato alla fase della notifica degli atti ed alla successiva ricezione delle comunicazioni che provengono dalla segreteria della Commissione tributaria. A tali fini, l'indirizzo PEC di riferimento è quello dichiarato dalle parti nel ricorso, nel primo atto difensivo, o nell'istanza di reclamo e mediazione notificati per via telematica, ed è altresì riportato nella nota di iscrizione a ruolo; le regole tecniche prevedono che debba trattarsi di indirizzo PEC le cui credenziali siano state rilasciate dal gestore previa identificazione del titolare. Occorre porre particolar attenzione al fatto che l'indicazione dell'indirizzo PEC equivale ad elezione di domicilio digitale ai fini delle comunicazioni e notificazioni telematiche, mentre le successive variazioni hanno effetto soltanto dal decimo giorno successivo a quello in cui siano state notificate alla segreteria della Commissione tributaria e alle parti costituite.
La norma di riferimento per le notificazioni e comunicazioni telematiche in materia tributaria è costituita dall'art. 16-bis, D.Lgs. n. 546 del 31.12.1992, che dispone:
1. Le comunicazioni sono effettuate anche mediante l'utilizzo della PEC […]. L'indirizzo di PEC del difensore o delle parti è indicato nel ricorso o nel primo atto difensivo. Nei procedimenti nei quali la parte sta in giudizio personalmente e il relativo indirizzo di PEC non risulta dai pubblici elenchi, il ricorrente può indicare l'indirizzo di posta al quale vuol ricevere le comunicazioni.
2. In caso di mancata indicazione dell'indirizzo di PEC ovvero di mancata consegna del messaggio di posta elettronica certificata per cause imputabili al destinatario, le comunicazioni sono eseguite esclusivamente mediante deposito in segreteria della Commissione tributaria.
3. Le notificazioni tra le parti e i depositi presso la competente Commissione tributaria possono avvenire in via telematica [...].
4. L'indicazione dell'indirizzo di PEC valevole per le comunicazioni e le notificazioni equivale alla comunicazione del domicilio eletto.
Il ricorso e gli altri atti del processo tributario, nonché quelli relativi al procedimento attivato con l'istanza di reclamo e mediazione, devono pertanto rispettare i requisiti tecnici previsti dalle disposizioni sul PTT, e sono notificati utilizzando la PEC. La trasmissione via PEC equivale alla notificazione per mezzo della posta; la notifica si intende perfezionata al momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna. I documenti trasmessi via PEC soddisfano il requisito della forma scritta, e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale.
Ove la notifica debba essere effettuata a mezzo di ufficiale giudiziario - ad esempio, perché il destinatario non è dotato di PEC e non è soggetto all'obbligo di dotarsene -, gli atti da notificare devono essere inoltrati all'indirizzo PEC dell'UNEP pubblicato sull'Indice degli indirizzi delle pubbliche amministrazioni (Indice P.A.), archivio pubblico su cui meglio si dirà in seguito.
In conformità alle disposizioni di legge sulle comunicazioni o notificazioni a mezzo del servizio postale, qualunque comunicazione o notificazione dei documenti informatici tramite PEC si considera effettuata, ai fini della decorrenza dei termini processuali: per il mittente, al momento dell'invio al proprio gestore attestato dalla relativa ricevuta di accettazione, e, per il destinatario, al momento in cui la comunicazione o notificazione dei documenti informatici è resa disponibile nella casella PEC di destinazione, a sua volta attestato dalla ricevuta di avvenuta consegna. Come vedremo, invece, il deposito dei documenti informatici presso la segreteria della Commissione tributaria si intende eseguito al momento attestato dalla ricevuta di accettazione rilasciata dal S.I.Gi.T.
Come individuare il corretto indirizzo PEC del destinatario? Per i professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato, l'indirizzo PEC deve coincidere con quello comunicato ai rispettivi ordini o collegi, e pubblicato nell'INI-PEC, mentre per gli altri soggetti abilitati all'assistenza tecnica dinanzi alle Commissioni tributarie deve coincidere con quello rilasciato, previa identificazione del richiedente, da un gestore abilitato. Per le società e le imprese individuali iscritte nel registro delle imprese, l'indirizzo PEC deve coincidere con quello comunicato al momento dell'iscrizione, e pubblicato nell'INI-PEC; infine, per gli enti impositori, è esclusivamente quello pubblicato nell'Indice P.A. Gli indirizzi PEC degli uffici di segreteria delle Commissioni tributarie, oltre che nell'Indice P.A., sono pubblicati sul portale internet dedicato.
Nel procedere alla notificazione in via telematica, occorrerà tenere ben presente una recente pronuncia della Suprema Corte in merito alla notifica via PEC effettuata al di fuori della previsione di cui all'art. 16-bis co. 3 del D.Lgs. n. 546/1992 (avvio del processo tributario telematico nelle regioni indicate dai decreti attuativi. n.d.r.): “[…] avuto riguardo alla specialità delle disposizioni che regolano il processo tributario […], la notifica via PEC “non è ammessa per la notificazione degli atti in materia tributaria”. Tale notifica “deve ritenersi giuridicamente inesistente, non essendo nella fattispecie ipotizzabile alcuna forma di sanatoria, diversamente da quanto ritenuto possibile in fattispecie diverse [...]” (Cass., ord. 12.09.2016 n. 17941)
Riguardo le comunicazioni per via telematica verso il ricorrente / difensore, sono confermate le disposizioni di cui al decreto del capo dipartimento dell'Amministrazione generale, del personale e dei servizi del 02.20.2012, e del decreto del Direttore Generale delle Finanze del 26.04.2014: le segreterie delle Commissioni tributarie trasmetteranno tutte le comunicazioni alle parti processuali esclusivamente tramite la posta elettronica certificata.
Cosa succederebbe nel caso in cui il destinatario della comunicazione non curasse la manutenzione della sua casella PEC, assicurandosi costantemente del suo corretto funzionamento, e per questo motivo non venisse a conoscenza del provvedimento a lui comunicato? Una recente pronuncia di Cassazione, se pur emessa in materia diversa da quella della quale ci stiamo occupando, è sufficiente a dare conto della recente tendenza giurisprudenziale: “in tema di procedimento per la dichiarazione di fallimento, ai fini del perfezionamento della notifica telematica del ricorso occorre aver riguardo unicamente alla sequenza procedimentale stabilita dalla legge […] tale principio, giustificato dal valore cardine di celerità del processo, non è affatto immune dalle garanzie di ricezione, date dalle specifiche tecniche elaborate e collaudate; ad esse, non possono opporsi esigenze di sostanziale migliore comodità della ricezione della notifica in via ordinaria e tradizionale […] in quanto è onere della parte che eserciti l'attività d'impresa assicurarsi del corretto funzionamento della propria casella postale certificata; […] la cattiva manutenzione della posta avrebbe dimostrato un completo disinteresse della destinataria”. Conclude la Corte: “[è] infondata la doglianza relativa al mancato funzionamento della notificazione dell'avviso d'udienza, dovuto al cattivo funzionamento dell'account di posta elettronica della destinataria” (Cass. civ. sez. VI – 1, sent. n. 13917 del 07.07.2016; vedi anche Cass. civ. sez. III, sent. n. 14827 del 20.07.2016)
L'Indice P.A.
L'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), reperibile all'indirizzo web indicepa.gov.it, è l'archivio ufficiale degli Enti pubblici e dei Gestori di pubblici servizi, realizzato e gestito dall'Agenzia per l'Italia digitale (AGID); contiene informazioni dettagliate sugli Enti, sulle strutture organizzative, sulle competenze dei singoli uffici e sui servizi offerti. I suoi contenuti sono strutturati in tre macrolivelli:
- informazioni di sintesi sull'Ente: indirizzo postale, codice fiscale, logo, responsabile e riferimenti telematici (sito web istituzionale, indirizzi di posta elettronica);
- informazioni sulla struttura organizzativa e gerarchica e sui singoli uffici (Unità Organizzative - UO), corredate con informazioni di dettaglio;
- informazioni sugli uffici di protocollo (Aree Organizzative Omogenee – AOO).
Tutti i dati possono essere consultati e fruiti tramite interfaccia web, in formato Open Data e, registrandosi al portale, anche tramite interfaccia applicativa che utilizza il protocollo LDAP. Si noti che, dal 19.08.2014, l'Indice P.A. non è più utilizzabile ai fini della notificazione e comunicazione degli atti in materia civile, penale, amministrativa e giudiziale; occorre a tali fini utilizzare, viceversa, il Registro PP.AA., consultabile on-line sul portale del processo telematico del Ministero della Giustizia.
Deposito dell'atto notificato: il S.I.Gi.T.
Completata quindi la notifica dell'atto, occorrerà predisporre quanto necessario per il successivo deposito; a tal fine, dovremo quindi procedere preliminarmente al necessario pagamento del contributo unificato.
A decorrere dalla data che verrà pubblicata sul Portale della Giustizia Tributaria, il pagamento con modalità telematiche del contributo unificato tributario e degli altri diritti e spese di giustizia sarà effettuato con modalità telematiche, nel rispetto delle "Linee guida per l'effettuazione dei pagamenti elettronici a favore delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi", emanate dall'Agenzia per l'Italia Digitale (AGID). Anche qui, la parte che abbia utilizzato in primo grado le modalità telematiche di pagamento è tenuta ad utilizzare le medesime modalità per l'intero grado del giudizio, nonché per l'appello, salvo sostituzione del difensore.
In attesa dell'introduzione della possibilità di adempiere in via telematica, rimangono le consuete modalità, ed il pagamento stesso potrà ancora essere effettuato tramite modello F23, contrassegno recante la dicitura “Contributo unificato tributario”, o bollettino di conto corrente postale. L'attestazione di pagamento sarà depositata sotto forma di copia informatica dell'originale cartaceo, ottenuta per scansione e sottoscritta con firma elettronica qualificata o firma digitale; in particolare, il contrassegno dovrà essere apposto sul modello denominato “Comunicazione di versamento del Contributo Unificato”, da scaricare dal sito web e compilare a cura del depositante. In quest'ultimo caso, tuttavia, la circolare MEF – Dipartimento delle finanze n. 2/DF dell'11.05.2016 riporta la necessità che la parte depositi, quanto prima, presso la segreteria della Commissione tributaria, l'originale del contrassegno.
A questo punto, predisposti gli atti notificati e i documenti allegati, ed adempiuto l'obbligo di pagamento del contributo unificato, il nostro professionista è pronto per effettuare il deposito in Commissione tributaria; si rivolgerà quindi al «S.I.Gi.T.» - Sistema Informativo della Giustizia tributaria. L'acronimo identifica l'insieme delle risorse hardware e software mediante il quale viene trattato in via informatica e telematica qualsiasi tipo di attività, di dato, di servizio, di comunicazione e di procedura, relativo all'amministrazione della giustizia tributaria. Il sistema assicura ai soggetti abilitati la trasmissione degli atti e dei documenti informatici, la formazione e la consultazione del fascicolo e l'acquisizione delle informazioni riguardanti i giudizi tributari; garantisce l'avvenuta ricezione degli atti e dei documenti informatici, attraverso l'invio di una ricevuta all'indirizzo PEC del soggetto abilitato; controlla la correttezza sostanziale dell'intero deposito, e la coerenza con le caratteristiche tecniche previste dalle disposizioni sul P.T.T. È inoltre in grado di verificare sia le anomalie bloccanti (tecniche e di sicurezza) che quelle non bloccanti (formato file non corrispondente, come ad. es. .doc invece di .pdf); all'esito del procedimento, invia all'indirizzo PEC del soggetto abilitato una ricevuta di attestazione di iscrizione a ruolo, recante il numero di registro generale, ed assicura la conservazione nel tempo degli atti e documenti acquisiti al fascicolo digitale.
Per gli operatori abilitati alla difesa tributaria, l'accesso al S.I.Gi.T. è garantito tramite un punto d'accesso: il Portale della Giustizia Tributaria, disponibile dal dominio giustiziatributaria.gov.it. Esso contiene le informazioni generali sui servizi, le novità normative relative al processo tributario, le istruzioni operative per la registrazione al S.I.Gi.T. e per l'utilizzo delle funzionalità ivi presenti. Il Portale è composto da un'area pubblica, che contiene le pagine web e i servizi ad accesso libero, le informazioni generali sui servizi disponibili, il servizio di registrazione al S.I.Gi.T., ed il manuale operativo; e da una area riservata, che contiene le pagine web e i servizi disponibili del S.I.Gi.T accessibili agli utenti registrati. Per registrarsi, è necessario essere in possesso di una firma elettronica qualificata o firma digitale, e di un indirizzo PEC, ed occorre altresì compilare la relativa richiesta utilizzando il modello presente nell'area pubblica del portale. Il modello dovrà poi essere convertito in formato PDF/A-1a o PDF/A-1b, sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale, ed infine trasmesso.
Ove il richiedente sia in possesso di una Carta d'Identità Elettronica (CIE), o di una Carta Nazionale dei Servizi (CNS), il sistema ne chiede l'inserimento per la verifica del certificato e la registrazione della CIE/CNS; successivamente, elabora i dati contenuti nella richiesta di registrazione, ed invia all'indirizzo PEC del soggetto l'esito della richiesta. Per i soggetti non in possesso della CIE/CNS, in riscontro alla trasmissione telematica della richiesta di registrazione, il soggetto ottiene la prima parte della password di accesso; il sistema elabora poi i dati contenuti nella richiesta di registrazione, ed invia all'indirizzo PEC dell'istante la seconda parte della password che completa le credenziali di accesso, composte dalla coppia «nome utente» e «password». Al primo accesso al S.I.Gi.T., è comunque obbligatorio cambiare la password generata dal sistema.
Le regole di sicurezza inerenti la gestione delle credenziali sono consultabili nell'area pubblica del Portale; il mancato rispetto dei requisiti indicati per la registrazione comporta un messaggio automatico di esito negativo.
Una volta completata la registrazione, potremo procedere con il deposito telematico, oppure scegliere di depositare in forma cartacea, utilizzando il sistema unicamente per la compilazione on-line e trasmissione telematica della nota di iscrizione a ruolo (c.d. “NIR via web”). Al termine della procedura, l'utente otterrà un numero identificativo, con il quale potrà recarsi presso la Commissione tributaria competente, e depositare gli atti e i documenti cartacei con conseguente iscrizione a ruolo della controversia, evitando in tal modo il deposito della nota di iscrizione cartacea. La NIR via web permette, quindi, all'Ufficio di segreteria, di acquisire i dati ivi contenuti, sulla base del numero identificativo rilasciato alla parte dal sistema.
Il ricorrente che, viceversa, una volta completata la notificazione telematica, intendesse procedere anche al deposito con lo stesso mezzo, si costituirà in giudizio tramite il S.I.Gi.T., depositando al sistema: il ricorso, accompagnato dalla ricevuta di PEC che ne attesta l'avvenuta notifica; la procura alle liti; la documentazione comprovante il pagamento del contributo unificato tributario; eventuali altri atti e documenti allegati (acquisiti singolarmente, utilizzando esclusivamente la classificazione resa disponibile dal sistema); infine, la nota di iscrizione a ruolo compilata automaticamente. Tutti i file da depositare devono essere firmati digitalmente.
La circolare n. 2/DF dell'11 maggio 2016 raccomanda, “[…] prima della scansione, di numerare ciascun documento cartaceo avendo cura che tale numerazione corrisponda a quella richiamata nell'atto principale; ciò al fine di garantire una consultazione agevole o ordinata del fascicolo processuale alla controparte ed al collegio giudicante.”
Nella fase di deposito telematico del ricorso, i dati relativi al procedimento, che verranno poi inviati telematicamente, sono inseriti mediante la compilazione a schede. Sulla base del numero degli elementi dichiarati nella scheda dei dati generali e dello stato della compilazione, l'utente è guidato direttamente dal sistema, che gli presenta la scheda da acquisire per completare i dati, segnalando graficamente le schede complete e quelle da completare. Ogni schermata prevede la conferma dei dati per poter proseguire nella compilazione delle schermate successive; resta ferma la possibilità di effettuare il salvataggio delle informazioni presenti nelle singole schermate, che potranno essere completate anche successivamente.
Le schede che compongono il procedimento sono: dati generali; ricorrenti; rappresentanti; difensori; acquisizione ricorrenti; atti impugnati; documenti; calcolo contributo unificato; validazione (conferma definitiva dei dati acquisiti), e deposito telematico ricorsi.
Una volta effettuata correttamente l’operazione di validazione, la NIR non è più modificabile ed è possibile stamparla, nel formato definitivo, o proseguire con il deposito.
Al momento della trasmissione telematica sarà controllata la presenza di una pratica con stesso: numero atto, ricorrente e resistente per evitare eventuali invii doppi. In caso il controllo trovi dei riscontri, verrà emesso un avviso, non bloccante, all’utente sulla eventualità di un doppio deposito. Ove sia riscontrata un'anomalia “bloccante” riferibile al ricorso/appello, il sistema non procede all'iscrizione nel registro generale. Le fattispecie bloccanti sono tassative, e limitate alle anomalie più gravi, ovvero a quelle che pregiudicano la sicurezza del sistema informativo, non permettono l'identificazione certa del soggetto da cui proviene l'atto, o non consentono la corretta gestione e conservazione dei file relativi agli atti giudiziari nel rispetto del CAD; tali anomalie riguardano quindi esclusivamente la presenza di virus nel file, il superamento della dimensione massima del singolo file pari a 5Mb, l'invalidità della firma digitale apposta sui file, e la non integrità dei file firmati.
Viceversa, se l'atto principale è in formato corretto, e l'anomalia si riferisce ai soli allegati, il ricorso è comunque iscritto al Registro generale. I soli file contenenti anomalie “bloccanti” non vengono acquisiti, mentre i file di formato diverso da quello previsto vengono comunque acquisiti. In ogni caso, è reso disponibile nell'area riservata, ed inviato all'indirizzo PEC del mittente, un messaggio d'errore contenente il riferimento ai file, e la tipologia delle anomalie riscontrate, con invito a provvedere ad un nuovo deposito dei file non acquisiti.
Nell'area pubblica del portale è disponibile la codifica delle anomalie e la relativa descrizione.
All'esito positivo dei controlli, il sistema rilascia immediatamente ed invia all'indirizzo PEC del mittente la ricevuta di accettazione recante numero, data e ora della trasmissione di atti e documenti. Nelle 24 ore successive alla trasmissione, il sistema procede ad una serie di controlli automatizzati e verifiche tecniche; in caso di esito positivo, provvede all'iscrizione del ricorso al Registro generale, rendendo disponibile nell'area riservata, ed inviando, all'indirizzo PEC del mittente, l'informazione del numero di ruolo.
In caso di esito positivo dei controlli di sistema, la data di deposito degli atti coinciderà con la data della ricevuta di accettazione; tale data è dunque quella che rileva ai fini del rispetto dei termini processuali.
A sua volta, il resistente si costituirà in giudizio, depositando i propri atti e documenti con lo stesso sistema, previo inserimento del numero di iscrizione a ruolo; ove non ne sia in possesso, dovrà inserire i dati identificativi della controversia. Gli atti e i documenti da trasmettere singolarmente devono essere depositati utilizzando esclusivamente la classificazione resa disponibile dal sistema; il procedimento di acquisizione prosegue poi secondo le medesime modalità di cui sopra.
Successivamente alla costituzione in giudizio, ulteriori atti e documenti informatici dovranno essere depositati esclusivamente mediante il S.I.Gi.T.; per l'individuazione della controversia di riferimento è necessario indicare il numero di R.G. assegnato al ricorso introduttivo, o, se non disponibile, il numero di ricevuta di accettazione. In base ai dati forniti dal depositante, il sistema proporrà, all'ufficio di segreteria della Commissione tributaria destinataria del deposito, ipotesi di abbinamento fra tali atti e l'atto principale già iscritto a ruolo, al fine della formazione del fascicolo processuale informatico; il segretario, previa verifica della correttezza dei dati, darà conferma ad una delle ipotesi di associazione generate dal sistema stesso.
Per ogni deposito, la ricevuta di accettazione rilasciata dal sistema reca la data di trasmissione e l'indicazione della corretta acquisizione dei suddetti atti e documenti informatici al fascicolo informatico.
Le regole tecniche su PTT trattano altresì l'eventualità del (successivo) deposito di atti e documenti non informatici (cioè, in formato cartaceo); in tal caso, tuttavia, gli atti e i documenti depositati dovranno necessariamente rispettare i seguenti requisiti:
a) dovranno essere in formato A4 (ogni documento di dimensioni maggiori dovrà quindi essere opportunamente e preventivamente ridotto, a cura del depositante);
b) i singoli fogli dovranno essere liberi da rilegatura (cioè, nessuna pinzatura dei documenti);
c) gli stessi fogli dovranno essere progressivamente numerati.
L'intero fascicolo, depositato nel rispetto del formato cosi stabilito, dovrà poi essere acquisito dalla Segreteria della Commissione tributaria, che provvederà ad effettuarne copia informatica e ad inserirla nel fascicolo informatico, apponendovi la propria firma elettronica qualificata o firma digitale. Gli atti acquisiti dalla segreteria sono poi identificati nel fascicolo in forma di documento informatico, e descritti con il numero di Registro Generale, seguito dal numero progressivo dell'allegato, dall'indicazione della parte che ha depositato il documento, e dalla data del deposito. Solo ove l'Ufficio di segreteria si trovi nell'impossibilità di acquisire al S.I.Gi.T. atti o documenti cartacei, sarà sua cura inserire nel fascicolo informatico di parte l'elenco degli atti e dei documenti non acquisiti, i quali pertanto saranno consultabili esclusivamente recandosi presso la Commissione.
Formazione del fascicolo informatico
La segreteria della Commissione tributaria avrà il compito di formare il fascicolo informatico, che costituirà la versione informatica del fascicolo d'ufficio, sostituendolo integralmente, a condizione che contenga anche tutti gli atti e documenti cartacei prodotti e acquisiti. Il fascicolo informatico consentirà la diretta consultazione sia ai giudici tributari, sia agli altri soggetti abilitati, ed esonererà le segreterie delle Commissioni tributarie dal produrre e rilasciare copie su supporto cartaceo degli atti e dei documenti informatici ivi contenuti.
Il fascicolo informatico è costituito da quattro cartelle: fascicolo del ricorrente, fascicolo del resistente, fascicolo d'ufficio (che contiene tutti i provvedimenti giurisdizionali adottati dalla Commissione tributaria adita, e le comunicazioni inviate alle parti processuali), e fascicolo delle altre parti resistenti (terzo intervenuto, chiamato in causa). Raccoglie atti, documenti, allegati, ricevute di PEC, messaggi ed attestazioni di sistema, dati del procedimento, ed ogni altro atto e documento informatico acquisito dal S.I.Gi.T.; contiene anche le copie informatiche per immagine di atti e documenti cartacei depositati in formato cartaceo e acquisiti a cura della segreteria della Commissione tributaria.
L'accesso al fascicolo informatico è consentito esclusivamente ai soggetti registrati al S.I.Gi.T. ed abilitati alla consultazione del fascicolo medesimo; il sistema registra e conserva i dati relativi agli accessi al fascicolo, per i cinque anni successivi alla data di passaggio in giudicato della sentenza. I giudici tributari accedono direttamente alla propria area riservata del PTT attraverso l'apposita sezione sulla home page del Consiglio di Presidenza della Giustizia Tributaria, all'indirizzo www.giustizia-tributaria.it; sulla scrivania virtuale del giudice sono presenti le sezioni relative ai dati anagrafici, ai servizi accessibili, con l'elenco ed il calendario delle prossime udienze, e l'accesso completo al fascicolo informatico d'udienza.
Anche il processo verbale dell'udienza è redatto come documento informatico e sottoscritto da chi presiede l'udienza e dal segretario; nei casi in cui è richiesto dalla legge, le parti procedono alla sottoscrizione delle dichiarazioni o del processo verbale apponendo la propria firma. Qualora ciò non sia possibile, il processo verbale viene redatto su supporto cartaceo, sottoscritto nei modi ordinari e acquisito al fascicolo informatico.
Ai fini della formazione delle sentenze, dei decreti e delle ordinanze, redatti come documenti informatici sottoscritti dal presidente e dall'estensore, la trasmissione dei documenti tra i componenti del collegio giudicante avviene tramite il S.I.Gi.T. Il segretario di sezione sottoscrive a sua volta i provvedimenti trasmessi tramite il S.I.Gi.T., e provvede al deposito della sentenza.
Ove si richieda il rilascio di copia autentica, l'ufficio di segreteria della Commissione tributaria, previo pagamento delle spese, provvede al relativo inoltro al richiedente tramite PEC. Nel caso di copia semplice, essa può essere estratta dal fascicolo informatico dai soggetti abilitati ad accedervi, senza necessità di intervento da parte della segreteria; in questo caso, in assenza di certificazione di conformità, il diritto di copia non è dovuto.
Ove venga richiesta la sentenza munita della formula esecutiva, il segretario provvede, previo pagamento delle spese, al rilascio della stessa sottoscritta con propria firma elettronica qualificata o firma digitale.
Nel giudizio d'appello valgono le medesime modalità di deposito di atti e documenti indicate in precedenza; le regole tecniche specificano ancora che il deposito del ricorso in appello presso la segreteria della C.T.R. è valido anche ai fini del deposito della copia dell'appello presso l'ufficio di segreteria della Commissione tributaria che ha pronunciato la sentenza impugnata.
La trasmissione dei fascicoli informatici dalla C.T.P. alla C.T.R. avviene tramite il S.I.Gi.T., mentre la trasmissione da e verso organi giurisdizionali diversi avviene, in ogni stato e grado del giudizio, per via telematica, in ogni caso con modalità tecniche - operative finalizzate ad assicurarne la data certa nonché l'integrità, l'autenticità e la riservatezza.
In conclusione, possiamo affermare che, con l'introduzione del processo tributario telematico, l'amministrazione stessa ha fornito agli operatori abilitati, senza alcun costo aggiuntivo a loro carico, un sistema semplificato ed integrato, che – se le premesse saranno mantenute - permetterà un notevole risparmio in termini di tempo e di risorse. I primi dati relativi al suo utilizzo, tuttavia, non appaiono confortanti: ad oggi, invero, il numero dei depositi in via telematica non appare in linea con le aspettative. Sapranno i professionisti e gli operatori del processo tributario raccoglierne le opportunità, o si arresteranno di fronte alle prime, inevitabili, difficoltà d'utilizzo?
Avv. Francesco Antonio Alaimo
Camera degli Avvocati Tributaristi della Romagna